Міграція задач vs прокрастинація: у чому різниця?

Як змусити час працювати на вас? Секрети користування органайзерами Filofax
2017-05-24
5 питань до юного художника
2017-06-01

Міграція (перенесення) задач у системі планування bullet journal – проста концепція, яка допомагає у веденні “to do” списків Але як відрізнити такий підхід від прокрастинації? А ще – як часом не втратити якісь пункти підчас перенесення задач з одного списку до іншого? Пропонуємо декілька простих порад, які допоможуть оптимізувати вашу “міграцію невиконаних справ”.

Якщо раніше доводилося користуватися електронним календарем або роздруківками зі списками справ (у разі, коли із електронним календарем не склалося), звичайним блокнотом із порожніми аркушами (ані індексів, ані системи, просто жах!) та стопками стікерів для коротких “to do”списків, то зараз все це замінює система планування bullet journal, яка надає можливість зібрати всі життєві справи у одному місці та зручно ними керувати.

Постійно траплялося, що справи спочивали у цифровому просторі електронного календаря, так і лишаючись невиконаними, стікер зі списком продуктів висів, забутий на холодильнику, сторінку із важливими нотатками у записнику  було просто неможливо відшукати… І, в решті-решт, всі ці списки доводилося намагатися вмістити на маленькому датованому аркуші у діловому щоденнику. Тому наразі користь буллет джорнал очевидна – місця там вистачає для всіх нотатків, жодна справа не лишається забутою і планування стає приємним та ефективним.

Продуктивність

Про міграцію задач ми ще поговоримо, та було б непогано дізнатися, як ці самі задачі швидше виконувати. Рекомендуємо з цією метою прочитати такі книжки:

  1. З’їж цю жабу”, Брайан Трейсі – для тих, хто піддається прокрастинації.
  2. “Як привести справи до ладу”, Девід Аллен – ефективно та конкретно.
  3. “Крутість тобі личить”, Джен Сінсеро – після прочитання цієї книги вам точно схочеться підкорити весь світ.

А тепер, коли вам вже відомо, як доводити справи до кінця, поговоримо про те, як організовувати роботу зі своїми задачами.

Основи

Розглянемо на дуже простому прикладі, як слід працювати зі списком своїх справ.  Отже, скажімо, у нас “Понеділок”. Під цим заголовком у стовпчик пишемо всі наші задачі. Далі проходимося по списку, позначаючи зірочкою найбільш пріоритетні з них. Щойно задача виконана, ставимо хрестик. Все дуже просто, чи не так?

Наприкінці дня переглядаємо список. Кілька справ лишилось невиконаними. Під заголовком “Вівторок” переписуємо ці невиконані справи. Поруч із справами, які переносяться з понеділкового списку, малюємо стрілочку, спрямовану у правий бік – так ми будемо знати, що ці задачі мігрували для виконання у наступний день.

Тепер ці справи не лишаться без уваги, а список наступного дня можна доповнювати новими завданнями. Та-да! Тепер ви знаєте основи. За цим же принципом справи мігрують між різними розворотами вашого планувальника.  І ось тут у багатьох виникають перші труднощі.

Міграція чи прокрастинація?

Зазвичай, чудових причин для перенесення задач з дня на день вистачає. Трапляється щось термінове або непередбачене – сімейні обставини, ускладнення на роботі, раптові екстремальні погодні умови. А може, ви починаєте завдання тільки щоб виявити, що не маєте ресурсів, аби завершити його. Гей, та це ж життя! Подібне відбувається з усіма нами. Заново розставте пріоритети задач на наступний день і рухайтесь далі!

Наприклад, цю статтю я мала б опублікувати ще вчора. Проте довелося пів дня їздити у справах, потім – купа домашнього клопоту, і раптово настала ніч, яку я планувала присвятити роботі із текстом, але, прилігши відпочити на хвилинку, якось непомітно заснула. То ж задача мігрувала на інший день, на перше місце у списку справ, і я змогла написати статтю значно краще, аніж зробила б це, засинаючи пів ночі перед комп’ютером.

Що ж до прокрастинації, то це зовсім інша справа. У вас є важлива задача, яка стоїть на першому місці у списку, проте ви пропускаєте її та беретеся за щось більш просте та приємне. І весь день очі так цю задачу і уникають, просто не хочуть бачити. У кінці дня ви переносите цю справу на завтра, проте історія повторюється і наступного дня, і через день, і так далі. Ось це і є прокрастинацією. То ж, коли переносите задачі з одного дня на інший, будьте пильні щодо цього моменту.

Від великого до малого

Один із найзручніших варіантів керування справами — рухатись від великого до малого. Що під цим мається на увазі? Спочатку створюємо планування майбутніх справ – так скажімо, не обмежене у часі, або обмежене даним роком. За цим – планування справ на місяць. Далі – на тиждень, і вже потім – списки щоденних задач. Таким чином, завдання мігрують, стаючи з більш узагальнених більш деталізованими. Це як брати велику справу, розділяти її на етапи роботи і послідовно їх виконувати.

Чек-лист

Якщо все це планування з міграціями завдань викликає у вас стрес, просто відведіть у своєму блокноті один розворот для такого собі контрольного списку, який допоможе триматися в потрібному руслі. На цьому розвороті занотуйте, що ви маєте розписувати у вашому BuJo (bullet journal) щороку, в кінці кожного місяця, ввечері у неділю, кожного вечора та на що звертати увагу протягом кожного дня. Щойно щось забули чи розгубилися – погляньте у цей розворот та пройдіться по пунктах, і все стане на свої місця.

Щоденна міграція

Щовечора я перевіряю свій прогрес у виконанні завдань дня і роблю список справ на наступний день. Зазвичай, деякі завдання лишаються невиконаними. Я дивлюсь на кожне таке завдання і питаю себе – а чи дійсно воно варте мого часу? Якщо відповідь «Так», переношу цю задачу на наступний день і визначаю її пріоритетність стосовно інших запланованих справ. Якщо ж виконання цього завдання нічого мені не дає, його слід одразу позбутися. Життя коротке, не слід витрачати його на непотрібні, зайві речі. Вам необхідно навчитися позбавляти себе від усілякого неважливого мотлоху. Краще витрачати ваш час на ті справи, які найкращим чином вплинуть на ваше життя – про це варто постійно собі нагадувати!

Поради для оптимізації міграції завдань у вашому BuJo

  1. Дотримуйтеся єдиного стилю позначень у списках справ.

    Звісно, кожен може обирати для себе, якими кольорами розфарбовувати квадратики чи кульки і які малюнки створювати поруч із завданнями, щоб визначити їхню пріоритетність. Проте, щоб не заплутатися, система цих позначень має бути єдиною та послідовною. Для цього виокремте один аркуш і розпишіть на ньому всі позначення, якими будете користуватися у своїй записній книжці.

  2. Міграція справ має здійснюватись у встановленому порядку.

    Знов-таки – потрібні системний підхід та послідовність. Скористайтеся принципом “від великого до малого”, описаним вище. Якщо ви будете переносити справи у єдиному встановленому порядку, тоді ви їх не загубите серед списків та сторінок.

  3. Запитуйте себе “Навіщо?”

    Чому саме ця задача є важливою? Приділіть кілька секунд тому, щоб визначити, чи варте це вашого часу. Іноді це важко, проте визначення важливості справи так само важливе, як і її виконання.

  4. Експериментуйте із таймінгом.

    Спочатку можна щодня переносити невиконані справи. А потім, постійно практикуючись у цьому, ви зможете винайти свою найкращу систему міграції задач, яка зекономить ваш час – наприклад, можна писати у тижневику тільки нові завдання на новий день, лишаючи невиконані на своїх місцях, та просто передивлятися списки завдань минулих днів. І, лише переходячи на новий розворот, створювати міграцію справ.

  5. Позбудьтеся баласту.

    Якщо ви все переносите якусь справу з дня на день, з тижня на тиждень, вона є зайвим баластом. І його треба позбутися! Або виконайте її, в решті-решт, або приберіть зі списку. Якщо б вона дійсно була важливою, ви б її вже виконали.

Ще одна порада, яка дійсно працює: використовуйте для свого Bullet Journal блокнот або планувальник вашого улюбленого кольору (линк на магазин)! Це підніматиме вам настрій та стимулюватиме вашу креативність!

І, головне, пам’ятайте: міграція справ передбачає вашу активну залученість у їх виконання, а не можливість нескінченного їх відкладання. Перенесення справи на наступний день має означати для вас осмислене переконання у її важливості!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Ваш подарунок 50 гривень!
Підпишіться на новини та отримайте 50 грн на покупку в інтернет-магазині! Купон на знижку Ви отримаєте електронною поштою, тож вкажіть, будь-ласка, Вашу e-mail адресу правильно.