Якщо говорити про щоденний графік, більшість людей відносяться до одного з двох лагерів:
Суперплануваньники: їх календарі виглядають як дитячі каракулі. Зустрічі перетинаються одна з одною, а нагадування про події, перерви, задачі та інші зустрічі навалені так, наче сьогодні новорічна ніч. Їх дні розписані з моменту пробудження до вечірніх ритуалів.
Мінімалісти: також відомі як “мрійники”. В їх графіку є одна-дві повторювані події і маса пробілів, так що вони вільні (принаймні на папері) для довготривалих відрізків роботи.
Проблема в тому, що обидва варіанти жахливі – кожен до своїм причинам. Суперпланування не залишає нам часу для себе. Чим більше все “під контролем” в календарі, тим менше контролю ми відчуваємо над своїм життям. Не кажучи вже про те, що ми погано вміємо визначати, скільки реально часу займе та чи інша задача. З таким насиченим розкладом навіть лишні 15 хвилин, витрачені на ранкові справи, перевернуть весь день з ніг на голову.
А мінімалісти? Ну, вони просто відірвані від реальності, чи не так? Вони перевели свій графік у якийсь інший формат – скоріше за все, список справ, додаток для планування або серію розгніваних листів “Де це?”.
Хороший щоденний розклад – це план успішного життя. Знаючи, що і коли ми будемо робити, ми усвідомлюємо ціль, сенс и можемо сконцентруватися.
Спостерігаючи, як успішні засновники, творчі особистості і мислителі складають свої щоденні графіки, ми можемо знайти більш правильні способи планування ідеального дня.
Створіть “запас часу” для найважливіших справ.
Найуспішніші люди в першу чергу роблять найважливішу роботу.
Вони можуть використати підхід “з’їсти жабу” (тобто виконати найскладнішу задачу, щоб частина дня, яка лишилася, пройшла зовсім легко) або виділити час для особистої і важливої роботи перед всіма іншими задачами.
Чого вони точно не роблять, так це не починають свій день з відволікаючих факторів, емоційних тригерів і стресів (тобто з електронної пошти, соціальних мереж і Slack).
Додайте в свій щоденний графік повторюваний час для найбільш важливої роботи перед всіма іншими задачами. Зранку в нас буває високий рівень енергії, і до того ж виконання важливої задачі в першу чергу має ефект доміно, який буде підштовхувати вас протягом дня. Цьому є багато чудових прикладів, один з кращих – приклад підприємця і вченого Кевіна Тейлора, в якого кожен ранок є повторювані блоки.
“Більшість людей планують зробити спочатку те, що від них вимагають інші, і тільки потім шукають вільні місця в календарі, куди можна “вписати” те, що важливо для них самих. (Знайти в такому календарі підходящий час – велика вдача.) Краще змініть парадигму, плануючи в першу чергу те, що важливо для вас”, – каже він.
Виконуючи постійне зобов’язання перед собою в першу чергу зранку, ви задаєте своєму дню правильний напрямок: що б не сталося за день, ви вже гарантовано зробили щось важливе.
Почніть день з серйозних планів.
Розвиваючи ідею щотижневого шаблону, можна створити шаблон на весь день, а не тільки на ранок.
Це не те саме, що щоденний графік суперпланувальника, чий день сповнений пріоритетів інших людей. Скоріше це спосіб виділити час, щоб зробити все, що ви хочете робити кожен день.
Дизайнер Джессіка Хіш, наприклад, називає це “ультраграфіком”.
Цей шаблон схожий на скелет, на якому ви будуєте свій тиждень. Для Хіш понеділок – це “адміністративний день”, присвячений регулярним дзвінкам і зустрічам, а по середам і п’ятницям є час для “аналогової роботи”:
Є відрізки часу, протягом яких я можу повністю зануритися в електронну пошту, а в інший час я примушую себе її ігнорувати. Також в графіку є заплановані блоки, коли Wi-Fi має бути вимкнено”.
Цей підхід влучний тим, що він допомагає візуалізувати ідеальний робочий день – важлива навичка, яку не багато з нас практикують.
Якщо ваше уявлення про ідеальний робочий день не відповідають тому, як ви насправді його проводите, можливо, прийшов час зупинитися і заново розставити пріоритети.
Встановіть свою доступність на мінімум (10-15 хвилин)
Після того, як ви налаштували важливі справи на ранок і “скелет” денного розкладу, виникає наступне питання: як справлятися з неминучими задачами, зустрічами, зборами і обов’язками, які з’являються і погрожують вибити вас з колії?
Ідеальний графік захищає ваш час. Таким чином, добре було б розпочати зі створення процесів, які забезпечують його недоторканність.
Для віце-президента Facebook Фіджи Сімо це означає зведення часу для зустрічей до мінімуму:
“Багато людей не замислюються, скільки часу повинно бути присвячено певній справі. Вони просто за замовчанням встановлюють 30 хвилин для невеликої розмови та 60 хвилин для великого обговорення. Через це з’являються графіки, що схожі на швейцарський сир”.
Замість цього Сімо встановлює мінімальний час для зустрічей в 10-15 хвилин(Ілон Маск хвацько розбиває свій графік на 5-хвилинні відрізки), залишаючи людям можливість запросити більше часу, якщо вони вважають, що це необхідно. Це змушує і вас, і ініціатора зустрічі більш відповідально підійти до питання про те, скільки часу вам дійсно потрібно. (І це чудово, враховуючи нашу одержимість нарадами.)
Сімо також рекомендує встановлювати буфери навколо часу зустрічі, а також закладати в графік вількі блоки для сюрпризів, що виникають в останню хвилину. Таким чином, вони не зможуть спантеличити вас.
“Я більш сконцентрована, коли сама встановлюю власну повістку дня, ніж коли дозволяю іншим диктувати її мені”, – каже вона.
Зберігайте всі ваші обов’язки в одному місці
Може здатися гарною ідеєю розділити особисті та робочі календарі, але це може призвести до проблем.
Замість цього, об’єднайте всі свої обов’язки в одному календарі, щоб ви знали, скільки часу ви насправді працюєте. Якщо хочете, можна використати “кольоровий код”, щоб відрізняти робочі заходи від особистих.
Ви можете уявити свій календар як велику пусту банку. Кожна додана задача – особиста чи професійна – заповнює простір. І якщо ви можете надавати задачам різні рівні важливості, то календар – ні. Година – це година, незалежно від того, на що ви її витратили.
Ваш щоденний графік дозволяє вам бути чесними. Складіть його правильно, і у вас буде чітке уявлення про те, що потрібно робити, і про будь-які конфлікти планування, які можуть стати вашим головним болем.
